Docman (Paperless Office)

Papierloos werken...

Voor velen bleef het tot op heden een droom. Sinds jaar en dag buigen zelfstandige ondernemers zich over het prangend probleem van alsmaar toenemende administratie die steeds meer hun core – business hypothekeert. Niet in het minst blijkt het opzetten en continu bijwerken van een papieren archief een administratieve, logistieke maar zeker ook financiële belasting die weinig concrete meerwaarde biedt. Hoewel een ‘paperless office’ al geruime tijd technologisch mogelijk is, blijft het voor veel kantoren de facto dode letter omwille van de implementatie met de huidige administratie- en beheerssoftware. Omwille van het budgettair aspect of diverse andere factoren blijven de onafwendbare en noodzakelijke hervormingen uitgesteld. En toch…

De voordelen die een dergelijk systeem met zich meebrengen zijn nochtans aanzienlijk. Een drastische reductie van het vele papier op kantoor en vierkante meters aan archiefruimte is een evident gevolg. Om nog maar te zwijgen van de gigantische administratieve loonkost waarop fors kan worden bespaard; een argument waarbij men in deze tijden van crisis en moeizaam herstel niet omheen kan. Hetzelfde kan worden gezegd van de vele toners, onderhoudskosten aan kantoortoestellen zoals faxen, printers, multifunctionals en papier dat een substantieel deel van de kosten impliceert.

Maar er is meer. Veel meer… Door het aanleggen van een geïntegreerd elektronisch archief met uw huidige sofware centraliseert u alle data (ook gekoppelde e-mails, faxen, foto’s, sms’en, klant- en contractgerelateerde documenten) in 1 toepassing die u mits de nodige hard- en softwareconfiguratie van eender waar ter wereld kan aanspreken. Dit biedt eindeloze mogelijkheden waaronder vanop afstand werken; thuis of vanop uw zonnige vakantiebestemming, in een mum van tijd eender welk document oproepen en bewerken. Eens te meer is dit ook voor uw commerciële medewerkers en bijgevolg u een zegen, daar zo talloze ritten van en naar kantoor kunnen worden vermeden en er kostbare tijd en middelen worden bespaard. Of hoe via de nodige actie knelpunten tot opportuniteiten kunnen verworden.

Maak komaf met uw papierberg

In ondernemingen kan de papierberg aardig aangroeien. Met alle gevolgen van dien. Stukken die verloren gaan. Archiefruimte die vele kubieke meters in beslag neemt. Bedienden die uren per dag stoppen in het opzoeken van documenten. CRM Docman maakt, als eerste op de markt, korte metten met de papierberg. En met het vele tijdverlies.

De troeven van CRM Docman

• Snel en tijdsbesparend: gemakkelijk documenten terugvinden, en zoeken in het document via tekstherkenning (OCR).
• Plaatsbesparend: geen grote archiefkasten meer nodig.
• Minder opslagruimte: tot 10 maal kleinere bestanden.
• Gecentraliseerde verwerking: e-mails, brieven, faxen en foto’s op eenzelfde manier behandelen.
• Kostenbesparend: minder werkuren door efficiënter werken.

Prescanning of Postscanning?

Ofwel worden alle stukken bij ontvangst meteen ingescand en toegewezen aan een klantendossier (Prescanning). Ofwel worden alle stukken eerst over de betreffende bedienden verdeeld. Die kleven op elk stuk een barcode die ze koppelen aan een dossier. Pas nadien worden alle stukken gescand. (Postscanning)

Prescanning

In de PaperlessOffice module zoekt u de digitale bestanden op (PDF, Word, E-Mail, foto’s, …), of scant u documenten in die verwerkt moeten worden. Deze module zet de documenten (onafhankelijk van de invoer) om in het gewenste uitvoerformaat (small-PDF, html, Word, …). Daarna worden deze klaar gezet in de Document Manager.

Hier bepaalt u wat met het document moet gebeuren: U wijst het document toe aan een bepaald dossier (indexen), of u verwijst het door aan een andere verwerker die het bestand verder opvolgt. U kunt een volledige historiek raadplegen van de ondernomen acties. Hier kunt u ook de prioriteit bepalen waarmee het document afgehandeld moet worden. Wanneer geen acties meer ondernomen moeten worden, is het document klaar voor archivering en krijgt het een definitieve eindbestemming.

Postscanning

Bij postscanning wordt altijd gestart van papieren stukken. In uw software wordt een barcode gegenereerd die onmiddellijk al (een deel van) de toewijzingen voor zich neemt. De barcode bepaalt aan welk dossier het gekoppeld is en eventueel over welk soort document het gaat.

In de paperless office module komen de ingescande documenten terecht, en wordt deze barcode al uitgelezen. Het bestand wordt indien nodig geconverteerd naar een ander uitvoerformaat en wordt dan doorgestuurd naar de document manager. Daar volgt u (of een andere verwerker) het bestand verder op en na archivering bereikt het bestand zijn eindbestemming.